会计电算化的含义 　　会计电算化的作用 　　会计核算软件及各功能模块简介 　　会计核算软件与手工会计核算的异同 　　利用计算机进行会计核算和会计管理，实现会计电算化，是会计发展史上的一里程碑，随着计算机技术的迅速发展，计算机在会计工作中的应用范围也不断扩大。通过本章的学习要了解会计电算化的基本知识，为后面操作部分的学习做一个理论基础。 第一节　会计电算化简介 　　一、会计电算化的含义 　　1981年8月，中国人民大学和第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”，正式指出了会计电算化的概念。这次会议也是我国会计电算化理论研究的一个里程碑。会计电算化有广义和狭义之分。 　　狭义的会计电算化，是指以电子计算机（以下简称计算机）为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用； 　　广义的会计电算化，是指与实现会计电算化工作有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用及市场的培育与发展，会计电算化的宏观规划，会计电算化人才的培养，会计电算化的制度建设等。 　　二、会计电算化的作用 　　具体表现在以下几个方面： 　　（一）提高会计核算的水平和质量 　　1.减轻了会计人员的劳动强度，提高了工作效率 　　2.缩短了会计数据处理的周期，提高了会计数据的时效性 　　3.提高了会计数据处理的正确性和规范性。 　　（二）提高了企业现代化经营管理水平 　　1.为从经验管理向科学化管理转变创造了条件。 　　2.为从事后管理向事中控制、事先预测转变创造了条件。 　　3.为企业全面管理现代化奠定了基础。 　　（三）推动会计技术、方法、理论创新和观念更新 　　电算化会计不仅使传统会计使用的介质、工具、簿籍格式等形式发生了变化，而且对会计核算的方式、程序、内容和方法，以及控制甚至管理制度都提出了相应的变化要求，并进一步涉及到会计学的理论问题。因此，会计电算化的发展，不是一次微小的变动，而是一场深刻的变革，是会计学发展史上的一次改革。会计电算化的发展，必将对会计理论和会计实践提出许多新的问题和新的要求，从而促进会计理论与实践的进一步发展和提高。 第二节　会计核算软件 　　一、会计核算软件 　　会计工作范围较广，一般可分为会计核算软件、会计管理软件和会计决策软件。 　　会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。 　　凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件，如账务处理、固定资产核算、工资核算软件等，均可视为会计核算软件。 　　会计核算软件按照硬件结构划分，按照适用范围分为专用会计核算软件和通用会计核算软件两类。 　　（一）专用会计核算软件 　　专用会计核算软件又称定点开发核算软件，专供本单位使用的会计核算软件。 　　专用会计核算软件的优点是把使用单位的会计核算规则（如会计科目、报表格式、工资项目、固定资产项目等）编入会计软件，非常适合本单位的会计核算，使用起来简便易行。 　　其缺点是，由于会计核算规则固化，软件受使用范围和时间限制，系统只适用个别单位、在特定时间的应用，一旦更换单位或者因为政策等原因造成会计核算环境发生变化，软件将无法继续使用。 　　（二）通用会计核算软件 　　在我国，通用会计核算软件的发展历史并不长，只有20多年的时间，但发展十分迅速。我国会计核算软件的发展历史上有两次飞跃。第一次飞跃是财政部在20世纪80年代末，确定大力推广通用会计核算软件；第二次飞跃就是财政部在1994年，为了大力推广会计电算化事业的发展，推出了一系列指导文件。 　　通用会计核算软件一般是指由专业软件公司研制，公开在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的会计核算软件。其特点是软件可以在多个单位使用，一次开发，多次使用，研制效益比较高。目前我国通用会计核算软件以商品化软件为主，例如用友U8系列、金蝶K/3系列通用企业会计软件。 　　由于商品化会计软件比较多，分别适用于不同的行业和运行环境，功能和性能也各具特色，在选择商品化会计软件时应进行全面的考察，主要包括以下几个方面： 　　1.满足会计制度的要求。 　　会计软件一般按行业分为不同的版本，如工业版、商品流通版、行政事业版等，应选择适合本行业特点的会计软件。同时，应充分考虑软件是否满足会计制度的要求。 　　2.满足会计核算与会计管理的需要。 　　企事业单位的规模、管理模式和业务处理的程序不同，对会计软件的要求也不相同。 会计软件所提供的功能必须满足本单位具体会计业务和管理的需要，特别是一些特殊的业务要求，例如，外币核算、自动汇兑损益、部门管理、项目管理、预算管理等。 　　3.满足会计业务变化和发展的需要。 　　单位经济业务的发展可能引起会计业务的变化，例如，业务量的增加、业务处理流程的调整等。会计软件应当能够根据经济业务的变化进行灵活的设置和扩充，适应经济发展的需要。 　　4.会计软件的易用性、稳定性和安全性。 　　会计软件的易用性是指软件是否操作方便，界面是否友好，是否符合会计人员的习惯等，直接影响会计软件的使用。会计软件的稳定性是指软件运行过程中是否意外中断等，也是评价会计软件的一项重要指标。会计软件的安全性是指会计软件防止会计信息被泄漏和破坏的能力，以及会计软件防错、查错和纠错的能力。 　　5.会计软件需要的计算机硬件和软件环境。 　　选择商品化会计软件时，必须明确该软件的运行环境，主要包括计算机硬件、网络体系结构以及操作系统和数据库等。不同的软件有不同的要求，应在保证软件要求的基础上充分利用现有的条件，减少投资。 　　6.会计软件售后服务。 　　会计软件售后服务对用户来说至关重要，会计信息系统是一个连续运行的系统，不能间断，一旦系统中断正常运行，会给用户带来重大的损失。因此，应认真考察会计软件售后服务情况，包括技术力量、反应时间等。 　　二、会计核算软件的功能模块　　 　　会计核算软件的功能模块是指会计核算软件中能够相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。 　　（一）会计核算软件的基本构成 　　 　　从图中可见，其中账务处理模块是会计核算软件的核心模块，该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机连接在一起，构成完整的会计核算软件系统。 　　下面，我们简要介绍会计核算系统中几个模块的主要功能。 　　1.账务处理模块 　　有的软件称为总账系统，账务处理模块是会计核算软件中的核心，它是以会计凭证为原始数据，通过凭证录入、凭证审核，完成记账和结账、银行对账、账簿查询及打印输出等基本功能，以及个人往来与管理、部门核算和管理、项目核算管理等辅助核算功能。 　　2.工资核算模块 　　工资核算模块是以职工个人工资原始数据为基础，完成职工工资计算。主要包括：工资费用汇总和分配；计算个人所得税；查询、统计和打印各种工资表；自动进行工资费用的分配并生成转账凭证传递给账务处理模块。 　　3.固定资产核算模块 　　固定资产核算模块主要完成两个功能：一是固定资产增减变动情况的登记；二是根据各种折旧计算方法计算固定资产折旧。固定资产模块还包括固定资产卡片的定义和计提折旧方法的定义功能；折旧计算和折旧入账功能完成固定资产的折旧计算和折旧入账。 　　4.存货核算模块 　　存货核算模块根据有关凭证进行存货采购核算；按计划计价或实际计价的方式，完成存货收发结存的核算；查询和打印各种账表；自动编制材料费用分配转账凭证、自动计算、编制成本差异转账凭证传递给账务处理模块。通常工业企业才需要使用该模块。 　　5.应收应付款核算模块 　　应收应付款核算模块是根据往来业务（应收应付业务）的有关凭证，完成应收账款、应付账款等往来业务的登记、核销等工作；动态反映各往来单位信息；进行账龄分析和坏账估计；生成应收、应付账款明细表、账款分析表等；自动编制有关凭证并传递到账务处理模块。有的会计软件将应收/应付核算功能模块单独分离出来，分别建立应收账款核算功能模块和应付账款核算功能模块。 　　6.销售核算模块 　　销售核算模块是根据有关销售凭证及销售费用等数据完成产品销售收入、销售费用、销售税金、销售利润的核算；生成产品销售明细账簿；查询和打印各种账表等。 　　7.成本核算模块 　　成本管理模块是根据成本核算的要求，通过用户对成本核算对象的定义，对成本核算方法的选择，以及对各种费用分配方法的选择，自动对从工资模块、存货核算模块、固定资产模块、账务处理模块传递的数据或者用户手工输入的数据，汇总计算，输出用户需要的成本计算底稿，自动编制有关转账凭证并传递给账务处理系统。 　　8.报表处理模块 　　报表处理生成、汇总分析模块主要是根据事先定义好的格式和数据生成公式，由计算机自动从账务处理系统的账簿数据库中获取核算数据，完成各种报表的编制与汇总工作，生成各种内部报表、外部报表及汇总报表，并根据报表数据生成各种分析图等。企业会计报表发生变动时，只需修改或者重新定义报表格式和取数公式即可。 　　（二）会计核算软件各模块之间的数据关系 　　会计核算软件整体功能的实现是通过各模块局部功能实现的。各模块输入或接受其他模块传递的数据，经过加工处理，输出相关信息或传递数据到其他模块，各模块之间的数据传递和数据共享，以及各模块之间的相互联系和相互控制，构成了一个完整的会计核算软件。 　　 　　会计电算化系统是以总账系统为核心的，其他各系统的数据处理都是围绕总账系统展开的。他们之间的数据关系表现如下： 　　1.总账系统与工资管理系统之间的数据联系 　　总账系统的初始化设置数据，如会计科目档案、部门档案、职员档案等，与工资管理系统可以共享。会计科目档案在总账系统中设置后，在工资管理中就不必重复设置；部门档案、职员档案在工资管理中设置后，在总账系统中就不必重复设置。在工资管理中进行工资业务处理完毕后，各项工资费用的分配及其相关费用的代扣、提列，可以通过相应的转账凭证传递到总账系统中，不必手工填制与工资相关业务的记账凭证。 　　2.总账系统与固定资产管理系统之间的数据联系 　　总账系统与固定资产管理系统可以共享会计科目、部门档案、固定资产期初余额等初始设置数据。固定资产管理的日常业务处理中所产生的业务数据，如固定资产增加、固定资产减少或固定资产变动数据，可以生成相应的转账凭证传递到总账系统中；月末固定资产折旧费用的计提与分配数据，也可以生成相应的转账凭证直接传递到总账系统中。 　　3.总账系统与采购管理、库存管理、存货核算和应付款管理系统之间的数据联系 　　总账系统与采购管理、库存管理、存货核算和应付款管理系统可以共享会计科目、部门档案、供应商档案、存货档案等初始设置数据。采购管理中输入采购入库单和采购发票，采购入库单经过库存管理的审核，传递到存货核算中汇总记账，存货核算将入库材料或商品的汇总数据生成转账凭证传递到总账系统。采购发票经过应付款管理审核，进行采购结算，生成付款凭证或转账凭证传递到总账系统。 　　4.总账系统与销售管理、库存管理、存货核算和应收款管理系统之间的数据联系 　　总账系统与销售管理、库存管理、存货核算和应收款管理系统可以共享会计科目、部门档案、客户档案、存货档案等初始设置数据。销售管理中输入销售出库单和销售发票，销售出库单经过库存管理的审核，传递到存货核算中汇总记账，存货核算将出库汇总数据生成转账凭证传递到总账系统。销售发票经过应收款管理审核，进行销售结算，生成收款凭证或转账凭证传递到总账系统。 　　5.总账系统与成本管理系统之间的数据联系 　　总账系统与成本管理系统可以共享会计科目、部门档案、项目档案、产品档案等初始设置数据，各产品的主要成本管理数据均来自于相关系统，如直接人工费来自于工资管理；直接材料费来自于存货核算；制造费用来自于固定资产管理、总账系统、存货核算等。成本管理的处理结果以转账凭证的方式传递到总账系统。 　　6.报表管理与各系统之间的数据联系 　　报表管理的功能是将会计电算化系统中各相关系统的会计数据进行收集和整理，并以报表文件的形式反映会计主体的财务状况和经营成果。为实现报表编制功能，系统要求操作人事先定义报表的取数函数与取数公式，通过取数函数、取数公式可以从各系统中读取数据并生成会计报表和统计报表。